1. Qué es un proyecto
Podríamos definir un proyecto como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea hasta que la damos por terminada.
Normalmente se plasma en papel para que todos tengamos una referencia de esta idea. Sería como el mapa de carreteras que nos indica cómo llegar a nuestro destino. Aunque el plano no nos lleva en sí mismo, es indispensable contar con uno si queremos llegar a un sitio que no conocemos. Lo podemos enseñar a otros que nos indican mejores caminos, atajos, problemas, etc.
El realizar un proyecto nos ayuda a planificar, a pensar en lo que vamos a realizar y en cómo nos planteamos conseguir esa idea que tenemos. Porque tenemos claro lo que queremos hacer, ¿verdad?.
2. Algunos aspectos que conviene analizar antes de desarrollar el proyecto
2.1. La razón de ser del proyecto. Argumentación
Pues no. Como en la vida misma, muchas cosas de las que hacemos las realizamos sin tener muy claro qué queremos conseguir. Esto para un proyecto es nefasto. Nuestra organización tiene un objetivo, y para cumplirlo tenemos que llevar a cabo proyectos que estén relacionados con dicho fin. Y no al revés. No podemos crear un proyecto y luego ver cómo lo encajamos en los objetivos de la organización. Eso no. Aunque tengamos la posibilidad de que con ese proyecto recibamos un dinero eso es pan para hoy y hambre para mañana, que genera una relación corrupta de lo que llamamos ‘captación de fondos’.
Los buenos proyectos no están hechos para captar fondos, sino para conseguir objetivos que proporcionen vida a la organización. Otra cosa es que un buen proyecto tenga muchas posibilidades de atraer fondos.
2.2. Encuadre dentro de la organización. Oportunidad
Todo proyecto tiene que contar con un entorno que favorezca su aparición, de manera que sea oportuno realizarlo en el momento de empezarlo. No hemos de pecar de ingenuos creyendo que un proyecto planteado para mejorar una situación social es la condición que hace que dicho proyecto se lleve a cabo. La realidad no es así. Es condición necesaria, pero no suficiente.
Hemos de encontrar las situaciones que ayuden a que el proyecto salga adelante. Una junta directiva favorable, facilidades en el terreno para ejecutar el proyecto, políticas públicas sociales acordes con la idea del proyecto, corrientes de opinión o participación social sensibilizadas, una ayuda económica inesperada, etc.
2.3. Posibilidades de empezar y finalizar el proyecto. Factibilidad
Puede que incluso si contamos con un entorno favorable para llevar a cabo el proyecto, no podamos realizarlo porque no tengamos los recursos necesarios para continuarlo y mantenerlo. Podemos contar con el suficiente número de personas para llevarlo a cabo pero no tengamos dinero, etc.
Para saber si un proyecto es factible, es decir, que tiene probabilidades de llevarse a cabo, es necesario plantearse en primer lugar, si este proyecto soluciona un problema que nuestra organización reconoce. Y si es así valorar si es acorde con los objetivos de nuestra organización: si es pertinente. Esto nos ayudará a saber si el proyecto nos corresponde realizarlo a nosotros y que la hacerlo no generamos otros problemas.
Después debemos valorar tanto los beneficios como los costes económicos, personales, de recursos, de ejecución, etc. de este proyecto. Esto nos dará una idea de lo que podemos invertir y recibir durante la ejecución del proyecto.
Otra cuestión importante es si este proyecto es compatible con la ‘cultura’ de la organización. Si el proyecto debe utilizar tecnologías que no tenemos (o que los miembros de la organización no saben utilizar) tiene menos posibilidades de salir adelante. De igual manera podemos pensar de los recursos personales o materiales, de la ideología de los miembros de la organización, de las formas de actuar de la misma, etc.
También es importante pensar en la posibilidad de que el proyecto fracase, que no llegue a dar el fruto deseado, así como de las consecuencias negativas que puede tener este fracaso. ¿Nos dejará sin recursos para seguir con el resto de las actividades?, ¿supondrá algún problema de carácter legal o político?, ¿las personas usuarias del proyecto sufrirán algún daño o perjuicio que no hubieran tenido de haberse llevado a cabo?
3. Estructura básica de un proyecto
3.1. Informe preliminar del proyecto
Es importante tener un resumen en una o dos hojas que señale los datos más importantes del proyecto para que todos, independientemente de su implicación en el proyecto, puedan tener una idea general del mismo. Igualmente es una buena carta de presentación hacia las personas que no están en la organización.
Este mismo informe se puede presentar de diversas formas (folio, tríptico, hoja informativa, etc.). Lo importante es que se de a conocer a las personas o entidades a las que les puede interesar nuestro proyecto.
3.2. Quién lo hace. Presentación
Cuando alguien nos conoce por primera vez, lo primero que hacemos es presentarnos, para que el interlocutor tenga algunos datos básicos para conocernos y re-conocernos. Igual pasa con nuestro proyecto. Es muy conveniente presentarnos, cuál es nuestro nombre, qué hacemos, por qué, nuestras actividades, así como otros datos que consideremos importantes, desde el tiempo que llevamos funcionando, cuántos somos, a cuántos representamos, historia de la organización (proyectos anteriores, éxitos, etcétera), hasta documentos sobre publicaciones, noticias de prensa, etc)
Igualmente importante es señalar lo que la entidad está dispuesta a implicarse en el proyecto, a través de indicadores como los recursos que derivamos a este proyecto (recursos humanos, materiales, económicos, etc) o su posición dentro de la planificación estratégica u operativa de la organización.
3.3. Por qué se hace. Fundamentación
Este apartado del proyecto consiste en identificar el problema que queremos modificar, aportando datos tales como la realidad social y cultural del lugar donde se va a desarrollar el proyecto, las características socioeconómicas de los destinatarios, estudios de población, etcétera, así como los problemas que queremos ver resueltos a través de las actividades de nuestro proyecto.
También es necesario justificar la necesidad del proyecto que queremos realizar, así como las razones que nos han llevado a plantearlo.
3.4. Dónde lo hacemos. Localización
Es importante determinar el espacio (o espacios) donde se va a realizar el conjunto del proyecto y las actividades incluidas en él.
3.5. Para quién. Destinatarios
Son las personas que serán favorecidos por los efectos producidos por la realización del proyecto. Como norma general, se señalan dos grupos de beneficiarios:
Beneficiarios directos. Los que reciben directamente los efectos de la acción del proyecto (por ejemplo un curso de formación para monitores de un club de tiempo libre).
Beneficiarios indirectos. Los que reciben de forma indirecta los efectos de la acción del proyecto (los socios del club de tiempo libre que disfrutan de las actividades realizadas por los monitores de tiempo libre formados por el curso).
3.6. Para conseguir qué. Objetivos
Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos conseguir con él. Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena formulación de los objetivos, tanto de los generales como de los específicos, facilita enormemente la realización del resto del proyecto, y denota un trabajo bien hecho en la realización del proyecto. En definitiva, es clave definir lo mejor posible los objetivos para que el proyecto tenga la calidad.
Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos. Por un lado losgenerales, que suele ser uno sólo, que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad última del proyecto. Por otro lado están los objetivosespecíficos.
3.7. Cómo conseguirlo. Metodología y actividades
Lo que hace que un proyecto se cumpla son las diversas actividades que nos planteamos para conseguir los objetivos propuestos. Para ello lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la metodología y las técnicas que vamos a emplear para desarrollar nuestro proyecto. Por otro lado, tendremos que diseñar las diversas actividades que ejecutaremos siguiendo la metodología elegida a través de las técnicas elegidas para cada una de las actividades.
Esto que escrito suena fácil, es una tarea complicada, ya que existen diversas metodologías y multitud de técnicas para elegir, todas ellas válidas. Valorar cuál es la que mejor se adapta a nuestro proyecto, planificar su ejecución, dotarlas de los recursos necesarios en los momentos oportunos, etcétera, no es fácil y tendremos que invertir mucho tiempo para diseñar sólidamente esta parte del proyecto.
3.8 Cuándo lo hacemos. Temporalización
Es uno de los aspectos que determina el éxito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos definido los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los recursos y apoyos necesarios para llevarlos a cabo, etc. Esto no nos sirve de nada si no contamos con una planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto. Sólo así podremos saber si los plazos se están cumpliendo, las modificaciones que debemos realizar, etcétera.
Una herramienta útil y sencilla para elaborar un planificación de actividades es el Cronograma o diagrama de Gantt.
3.9. Con quién contamos para hacerlo. Recursos humanos
Cuando elaboramos un proyecto hemos de tener en cuenta las personas que van a participar en él, que cualificación profesional o personal tendrán que tener, las funciones que van a realizar y los momentos en los que van a realizar dichas funciones. Igualmente será necesario realizar unorganigrama funcional, las distribución de las cargas de trabajo, lasremuneraciones (si las hubiera), la formación necesaria, etcétera.
3.10. Con qué contamos para hacerlo. Recursos materiales
También hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones, Igualmente hemos de señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar.
3.11. Cuánto nos va a costar. Recursos económicos. Presupuesto
Todo proyecto supone gastos. Hemos de saber, de antemano, qué dinero necesitamos y con qué dinero contamos, hacer una previsión de los ingresos y gastos y adecuar nuestros recursos económicos con las actividades que realizamos. Para ello es importante realizar dos cosas. Por un lado presentar un buen presupuesto y por otro realizar un calendario financiero que nos permita saber qué nos vamos a gastar en cada momento para poder adecuar nuestra economía a la demanda del proyecto en cada una de sus fases.
Existen muchos modos de realizar presupuestos. Los apuntes más generales pueden ser: personal, dietas, locales, materiales y equipos, gastos de administración, beneficios generados e imprevistos.
También tendremos que determinar cómo lo vamos a pagar: partidas internas, subvenciones y ayudas.
3.12. Cómo saber si lo hemos hecho bien. Evaluación
Nos permite comprobar con datos objetivos o factibles el grado de consecución de nuestros objetivos. Nos servirán para medir, evaluar o mostrar nuestro progreso, y realizar los cambios oportunos para adecuarnos a nuestros objetivos.
Para ello, debemos antes de empezar la ejecución del proyecto, elaborar una serie de indicadores de evaluación que nos permitan, de forma fiable, conocer cómo está funcionando nuestro proyecto.
3.13. Para la posteridad. La memoria
Es conveniente dejar constancia del trabajo que hemos realizado. Una vez terminado un proyecto, es común darlo por finalizado sin realizar una valoración escrita del mismo. De esta forma estamos negando a nuestra organización una información que le puede ser útil en el futuro cuando se plantee un proyecto similar.
4. Informática y gestión de proyectos
Existen herramientas informáticas que nos ayudan a optimizar nuestro trabajo en la gestión de proyectos. Una de las más utilizadas es la de Microsoft Proyect. Pero no siempre es factible utilizarla debido al elevado precio que supone adquirirlo.
4.1. Informática y gestión de proyectos
Existen herramientas informáticas que nos ayudan a optimizar nuestro trabajo en la gestión de proyectos. Una de las más utilizadas es la de Microsoft Proyect. Pero no siempre es factible utilizarla debido al elevado precio que supone adquirirlo.
5. El diseño de un proyecto de una asociación
Autor: Thais Nieto Soto. Fundación Pere Tarrés
Artículo publicado en: www.xarxanet.org
De la idea inicial al proyecto
Hacer el proyecto de la asociación es un proceso de maduración de lo que es y significa la asociación, tanto para vosotros como para las personas a las que va dirigida vuestra acción social.
La idea inicial de una asociación necesita de unos requisitos específicos que le permitan convertirse en un proyecto coherente y con posibilidades de éxito. Debe ser una idea consensuada por todos los integrantes del grupo inicial, a partir de un debate. El diálogo debe ser la base sólida que permita tomar decisiones futuras o bien afrontar cambios. El consenso es esencial para dar coherencia y continuidad al proyecto que tenéis como asociación y para plantear formalmente y por escrito vuestro proyecto de asociación. Después se tratará de ir modificando ese documento a partir de los cambios que vaya sufriendo la realidad a la que os dirigís. Tales cambios deben continuar respetando el consenso y provenir de una inquietud compartida por el grupo social al que va dirigida vuestra acción social.
La elaboración del proyecto
Análisis de la realidad; la detección de las necesidades, la definición de los objetivos y de como los lograréis, pasos imprescindibles para elaborar el proyecto de vuestra entidad.
El estudio de la realidad en la que queréis intervenir o bien ya intervenís, es decir el análisis de los destinatarios de vuestra acción y sus condicionantes psicológicos, sociales, económicos o culturales, es algo básico para poder concretar los objetivos que conducirán vuestra tarea social. Se trata de pensar qué hace falta conocer de los destinatarios y qué creéis que habréis de hacer para conseguirlo.
En este punto es necesario hacer una detección de las necesidades y determinar cuales son los factores que las generan. Podríamos decir que hace falta especificar si se tratan de factores demográficos, culturales, económicos, políticos o tecnológicos.
Una vez conocidas las necesidades a cubrir, hace falta valorar cuáles son las posibilidades de vuestra entidad, en qué ámbito queréis actuar y cómo lo vais a hacer, que por otro lado, dependerá de los valores que tengáis como entidad y de vuestras aspiraciones como tal.
El segundo paso a llevar a cabo es la definición de los objetivos. Es necesario explicitar las necesidades detectadas y priorizar algunas en referencia a las cuales habréis de fijar vuestra tarea. Los objetivos guiarán todas las decisiones que toméis en relación a la entidad y a los diferentes proyectos concretos que estáis interesados en llevar a término. Los objetivos tienen que redactarse de forma clara por todos, también por las personas que no forman parte de la asociación, ya sean los usuarios a las personas externas. En efecto, tienen que ser fruto de un proceso democrático, estar redactados en positivo y en infinitivo con varias categorías explicativas, es decir, que sean objetivos generales y específicos concretados temporalmente.
Organización de los recursos y planificación de la intervención
El consenso entre todos los integrantes de l?asociación es primordial por conseguir la asertividad
Llegados a este punto del proceso es necesario elegir cuál va a ser el estilo y el modelo de actuación que vais a utilizar. Debe estar en total concordancia con los objetivos que habéis concretado a priori. Enumeramos los pasos que tendréis que seguir:
- Fijación de objetivos operativos.
- Concretización de los criterios de evaluación.
- Elección de la metodología que vais a utilizar .
- Enumeración de las actividades a implementar.
- Asignación:
- de los recursos materiales
- de los recursos económicos (presupuesto y búsqueda de financiación)
- de recursos humanos: equipo humano, coordinación o formación entre otros
- Temporalización de la acción que vais a llevar a cabo.
- Previsión de los aspectos legales sean de responsabilidad civil, como en lo referente al derecho fiscal.
Intervención
Es muy importante insertar vuestro proyecto de asociación en un contexto que se vincule a su actuación.
Una vez se han planificado e interiorizado los objetivos por parte del equipo humano de la asociación, se podrá proceder a implementar las actuaciones programadas. Pero concretar y dejar por escrito el proceso que seguiréis antes de llevarlo a cabo es el paso inicial.
La integración de la asociación en el seno de la comunidad en que toma cuerpo, es un tema a tener presente antes de la constitución de la misma. Es necesario ser sensibles a los condicionantes del entorno, así como a las demandas y exigencias que se formulan, aún cuando no sean siempre explícitas. El hecho de que vuestra entidad forme parte de un entorno que mayoritariamente apoya su actuación social, es un elemento clave para la constitución y la fundamentación de toda asociación.
La asociación puede estar integrada en cualquier tipo de comunidad, eclesiástica, escolar o universitaria, hospitalaria o en una institución pública o privada, y siempre será imprescindible que la intervención de vuestra asociación se haga con el beneplácito de la comunidad a la que pertenecéis.
Vuestra asociación necesita instrumentos de legitimación, de alguna justificación lo suficiente convincente y reconocida. Sólo de esta manera podrá ofrecer su servicio con calidad.
Una vez exista la percepción generalizada de la necesidad de crear vuestra asociación, se puede realizar la intervención propiamente dicha.
Inicialmente hace falta establecer canales de comunicación con el entorno y sobre todo con el colectivo en el que queréis intervenir. Éste tiene que ser consciente de vuestras intenciones y debe estar de acuerdo. En un segundo nivel, haría falta que comunicárais al colectivo, en caso de que no haya estado en el proceso de elaboración de vuestra metodología y objetivos, qué y como pretendéis hacer vuestra intervención, dando la opción, si es el caso, de hacer los cambios pertinentes.
Evaluación
El aprendizaje y la mejora a partir del análisis de vuestros resultados.
Consiste en la comparación de los resultados con los objetivos que habéis fijado, ver si con los resultados obtenidos se han logrado realmente los objetivos.
Es importante concretar ya desde la redacción del proyecto, los indicadores que os permitirán dictaminar el grado de consecución de vuestros objetivos. Un indicador es una unidad de información que explica si un criterio de evaluación se ha dado o no. Los indicadores que determinéis pueden ser cuantitativos o cualitativos. Algunos indicadores cuantitativos:
- Grado en que se ha cumplido el programa previsto.
- Número de medios de comunicación que han recogido la actividad.
- Grado de eficiencia económica.
Haced una encuesta a los usuarios preguntándoles si creen que sus necesidades han estado cubiertas o no. Es importante que pactéis las puntuaciones que daréis a cada indicador, todo dependerá de la importancia que para vosotros tenga cada uno de ellos.
Los indicadores para medir la evaluación no tienen que ser sólo cuantitativos. La opinión o reflexión de alguno de vuestros socios, participantes, usuarios o demandantes, puede daros mucha información en torno a los resultados de vuestra tarea.
Algunos indicadores cualitativos:
- Se ha incrementado la comunicación entre diferentes colectivos o grupos de población.
- La actividad se ha realizado en colaboración con diferentes instituciones.
- Se ha conseguido la participación de un colectivo marginado.
- Se ha conseguido manifestar una problemática hasta el momento latente.
Repercusión a nivel social.
Es necesario que estéis abiertos a incluir en vuestra evaluación temas no previstos y que puedan ser positivos o negativos para el desarrollo y balance de vuestra entidad. Y no olvidéis que cuando vuestra asociación ya esté en funcionamiento, hace falta hacer evaluaciones periódicas, como mínimo una evaluación general a principios de año, sobre las actividades del año anterior, y preferiblemente de cada trimestre
